As organizações estão estruturadas em três pilares básicos: Pessoas, Tecnologia e Processos.
Pessoas
São responsáveis por planejar e executar todas as atividades da organização e estão distribuídas de forma hierárquica ocupando papéis funcionais.
Tecnologias
Ferramentas existentes para apoiar a realização das atividades da organização, tais como: infraestrutura de TI, telefonia, equipamentos industriais, softwares como e-mail, sistemas e afins.
Processos
Os processos existem em todas as organizações, mas em sua grande maioria eles são tácitos – ou seja, não estão bem definidos e compreendidos por quem deve segui-los e executá-los.
A ausência de um projeto de BPM resulta na desintegração destes pilares básicos:
- Pessoas:
Perda de tempo durante a execução das atividades e desmotivação dos colaboradores;
- Tecnologias:
Não atendem ao fim para a qual foram contratadas, o que resulta em perdas financeiras e falta de controle;
- Processos:
São tácitos e dependem sempre da intuição das pessoas para serem executados.
Processo de Negócio é um agrupamento de atividades dentro de uma organização que tem por objetivo desenvolver e entregar produtos ou serviços para um cliente, seja ele interno, ou externo.
As “atividades” podem ser, por exemplo, enviar um e-mail, desenvolver uma planilha de cálculo, elaborar um contrato e etc.
Dentro das organizações as pessoas rotineiramente executam atividades utilizando a tecnologia disponível e interagem com outras pessoas para que ao final de um processo, se entregue a um cliente um produto ou serviço.
A implantação de um projeto de BPM tem como objetivos principais:
- O controle dos processos
- A redução no tempo de execução das atividades
- A redução dos riscos nas operações da organização
- O alinhamento correto e eficiente entre pessoas e tecnologia
- A implantação da governança corporativa
- E o Melhoramento Contínuo
Um projeto de implantação de BPM na organização passa pela análise inicial do plano estratégico da empresa, descendo ao nível tático e operacional para a análise e modelagem dos processos operacionais atuais. Quando os processos estratégicos são analisados e desenhados (AS-IS), entra a fase de redesenho destes processos (TO-BE), visando sua automação em uma ferramenta de BPM, ou BPMS.
Após os processos serem automatizados e as pessoas treinadas para trabalharem com a nova tecnologia, entra a fase de análises de resultados e monitoramento das atividades do negócio para a tomada de decisões pelos executivos.
