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Racionalização de Arquivos

O objetivo de um projeto de racionalização de arquivos é levar à área de documentação da empresa padrões de qualidade e eficiência que garantam acesso rápido às informações e maior produtividade na gestão de seus documentos.  São elaboradoras políticas e procedimentos de arquivamento que contemplam o controle do fluxo e ciclo de vida dos documentos em suporte papel e digital (Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos - TTD), a preservação e a disponibilização de acordo com as políticas corporativas e a legislação vigente.

Projetos de Digitalização

Atualmente, na maioria dos casos, a necessidade de organizar a documentação de uma empresa tem origem na demanda por digitalização de documentos em suporte papel. Os projetos de digitalização são encomendados por diferentes motivos, como por exemplo, a liberação de espaço ocupado com arquivos e armários, projetos de home Office, acesso remoto às informações, preservação e divulgação do acervo, entre outros.
Um processo de digitalização eficiente requer mapeamento do fluxo documental e avaliação do acervo para determinar o que deve ou não ser digitalizado, quais documentos podem ser descartados e quais devem ser mantidos para cumprimento de prazo legal ou histórico da empresa.
A indexação das imagens é um dos pontos sensíveis do projeto. A definição de descritores e forma de recuperar os documentos é fundamental para o sucesso do processo de digitalização.
Converter um documento em suporte papel para o meio digital é bem mais que “escanear documentos”. É uma etapa importante do processo de racionalização de arquivo.