• andreasantiago7

Como fazer a gestão digital de Contratos?

Como são tratados os contratos na sua empresa? Onde estão? É fácil de localizar informações contidas no contrato? Informações confidenciais estão preservadas?


Além de ser um instrumento jurídico essencial, o Contrato é uma fonte de dados importante para que colaboradores de diferentes áreas da Organização exerçam suas atribuições.


Manter o fluxo dos contratos em modo manual significa atrasar os processos de gestão e complicar a consulta das informações e, em última análise, aumenta o tempo e o custo operacional.


É possível TRANSFORMAR esse cenário facilmente com a adoção da tecnologia.







Uma solução de ECM (Enterprise Content Management) permitirá a transição dos processos manuais para os processos digitais, com toda a segurança e conformidade exigida.



Entenda o ciclo de vida do contrato:

Ao digitalizar todo o processo, os envolvidos terão acesso às informações necessárias para exercer suas tarefas na ponta dos dedos. Lembrando, que é possível determinar quem pode ver o que, além de estabelecer automaticamente a restrição aos dados confidenciais e pessoais.


Os responsáveis pela criação do Contrato poderão automatizar a elaboração dos documentos a partir de minutas padrão, reservando o tempo apenas para a revisão. As informações necessárias para a elaboração do Contrato ficarão sob responsabilidade do solicitante, que preencherá um formulário pré-estabelecido e que será a base da minuta. Todas as informações da negociação ficarão registradas para consultas futuras (trilha de auditoria).


A implantação do ECM propicia o ambiente necessário para que você inicie a TRANSFORMAÇÃO DIGITAL da sua empresa porque oferece:

  • Estrutura de arquivamento organizada e automatizada;

  • Colaboração e Mobilidade

  • Rastreabilidade (trilha de auditoria)

  • Integração com os softwares existentes

  • Modelagem e automação dos processos de negócio (Workflow)

  • Análise de Dados (BI, Analytics)

  • Pesquisa Inteligente

  • Ambiente totalmente SEGURO e em conformidade com as legislações vigentes.

A solução de ECM da ATS, ELO BUSINESS SOLUTION CONTRACT, permite a digitalização de todos os processos de negócio que envolvem o Contrato e seus anexos (orçamentos, e-mails, procurações etc.), oferecendo visibilidade do status de cada fase, desde a aprovação da minuta até o arquivamento do documento final assinado.


Essas e outras funcionalidades transformarão a gestão de contratos da sua empresa! Alguns benefícios imediatos:

  • Capturar contratos digitalmente, incluindo todas as informações associadas;

  • Os contratos são armazenados em um local central, de acordo com a lei, em um arquivo de contratos;

  • As estruturas no arquivo do contrato criadas automaticamente contribuem para uma melhor organização;

  • Os feeds em contratos mantêm as mudanças transparentes.

  • Os painéis melhoram a disponibilidade de informações, p. ex., sobre contratos com prazos críticos;

  • Encontre contratos em pouco tempo com uma função de busca rápida;

  • Assinar digitalmente contratos e outros documentos importantes ou enviá-los a outros para assinatura – com assinaturas digitais, você não precisa mais imprimir, assinar, escanear e arquivar contratos;

  • Nossa ferramenta de gerenciamento de cláusulas permite que os membros de sua equipe jurídica criem e mantenham textos personalizados que não estão incluídos nos modelos de cláusulas padrão.


O uso de softwares de automação, além de melhorar e otimizar as operações, promove uma experiência positiva nos colaboradores, clientes e fornecedores.

 

A ATS Tecnologia é um Partner ELO no Brasil. Solicite uma apresentação desta e de outras soluções implantadas pela ATS, e que poderão ser utilizadas para garantir a conformidade e segurança dos seus dados, e aumentar consideravelmente a produtividade e a assertividade dos seus processos de trabalho.



Assista a nossa WEBINAR com mais detalhes sobre a Gestão Digital de Contratos:


www.atstecnologia.com.br | t. 11 3871-4119 | w. +55114780-8157

Posts recentes

Ver tudo