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Você tem visibilidade sobre tudo o que está envolvido nos seus contratos?


Gestão de Contratos

Empresas investem tempo e aplicam grande esforço de vendas para o fechamento de contratos. O problema é que este mesmo investimento não é aplicado para gerir o ciclo de vida desses contratos. Após assinados, geralmente a empresa perde a visibilidade sobre os documentos, o que faz com que sejam esquecidos e lembrados apenas em situações problemáticas, como em casos de perda de prazos, renovações e cumprimento de cláusulas.

As etapas envolvidas no ciclo de vida de contratos, bem como os problemas mais comuns enfrentados em cada uma delas.


Veja quais são os principais desafios na gestão de contratos:

SOLICITAÇÃO

  • Processo de solicitação informal (e-mail, telefone, chat etc.);

  • Falta de documentos de suporte para análise e elaboração do contrato;

  • Demandante não tem informação sobre o andamento;

  • Dificuldade de acesso às informações para gestão do processo (demandante, tipo de contrato solicitado, responsável, datas importantes, documentos de suporte etc.).

AUTORIA

  • Ausência de uma base de modelos de contratos para fins de padronização gera aumento de inconsistências;

  • Retrabalho na geração de contratos que poderiam ser padronizados;

  • Dificuldade no controle de versões e pouca visibilidade do conteúdo revisado.

NEGOCIAÇÃO E COLABORAÇÃO

  • Ausência de visibilidade no processo de colaboração, que é gerenciado através de e-mails e compartilhamento de pastas de documentos na rede;

  • Dificuldades no gerenciamento das revisões;

  • Falta de rastreabilidade traz riscos de mudanças não autorizadas durante o processo de negociação;

  • Atrasos no processo de decisão pela dificuldade de acesso às informações de forma integrada.

REVISÃO E APROVAÇÃO

  • A hierarquia de aprovação é dependente de circunstâncias, por exemplo, o tipo de contrato;

  • O extravio de documentos é uma constante ao longo do processo;

  • Aprovações informais sem qualquer rastreabilidade;

  • Demanda por meios mais simples e rápidos de aprovação, com maior mobilidade inclusive.

EXECUÇÃO

  • Necessidade de assinaturas físicas provoca atrasos no processo de revisão contratual;

  • Ausência de visibilidade sobre o que deve ser assinado, quando e por quem;

  • Aumento do risco de modificações não autorizadas.

OBRIGAÇÕES

  • Planilhas Excel ineficientes são utilizadas para gerenciar obrigações;

  • A informação não chega ao responsável no tempo correto;

  • Risco de multas;

  • Impacto negativo na reputação da marca.

RENOVAÇÕES

  • Planilhas Excel ineficientes são utilizadas para gerenciar prazos e renovações;

  • Perda de oportunidades para renovação e renegociação, bem como para fechamento de novos negócios;

  • Aumento de custos.

ADITIVOS

  • Dificuldade de garantir que os contratos e seus aditivos estejam ligados, do ponto de vista de controle dos arquivos eletrônicos;

  • Departamento jurídico tem grandes dificuldades para verificar e gerir as mudanças contratuais;

  • A falta de acesso a toda informação traz grandes desafios para a revisão e aprovação de aditivos.

Com tanta informação e tantos desafios no processo, fica evidente que a gestão completa do ciclo de vida de um contrato não é uma tarefa simples. Caso a empresa não disponha de ferramentas eficientes que permitam gerenciar cada etapa do contrato, as chances de o negócio arcar com as consequências é enorme.

O ideal é que a empresa gerencie ativamente todos os compromissos envolvidos nos contratos, desde a criação, passando pela execução e até a finalização. Dessa forma, é possível identificar qualquer tendência ou possibilidade de desvio, além de garantir que tudo ocorra como o esperado ou até mesmo melhor.

© 2019 por ATS Tecnologia

Especialista em Tecnologia da Informação

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