Automação de Documentos

Um sistema de Automação de Documentos (document automation, document assembly) no jurídico permite transformar documentos baseados em texto e formulários WEB, em modelos (templates). Um template produz documentos a partir de um questionário interativo (conjunto de perguntas e respostas). Tais templates dinâmicos não só reduzem o tempo necessário para se criar um novo documento, como também eleva a qualidade do mesmo, eliminando erros humanos típicos da abordagem tradicional de edição.

Gerenciamento X Automação de Documentos

Embora possa parecer lógico, tecnologias de automação de documentos têm ficado de fora do mundo dos Sistemas de Gerenciamento de Documentos (GED), principalmente porque os fornecedores de GED tendem a se concentrar na classificação, processamento, armazenamento e recuperação de conteúdo, em vez de metodologias pelas quais tal conteúdo é gerado.

Uma definição ampla

Recentemente, o Gartner começou a incluir a automação de documentos como um de seus subconjuntos de tecnologias de ECM (Enterprise Content Management), uma evolução da definição de tecnologias de geração de documentos (document assembly), projetadas especificamente para gerar documentos complexos baseados em regras e formulários padronizados relacionados a uma transação. De fato, em um relatório de tendências de mercado, o Gartner nomeou HotDocs um fornecedor de "melhores práticas" para a geração de documentos, que agora considera um nicho dentro do mercado mais amplo de ECM.

Como são desenvolvidos os templates de automação de documentos

Diferentes fornecedores usam abordagens diferentes, mas em geral fornecem um conjunto de ferramentas que funciona dentro do MS Word, permitindo incorporar variáveis simples, variáveis computadas e lógica de negócio de toda a complexidade, no documento de fato, transformando o documento em um template. Em seguida, permite que você use as variáveis e lógica de negócio, a partir do documento, na construção de um questionário. O questionário é a parte do template que os usuários veem e interagem, e pode ser usado para garantir que os documentos sejam gerados corretamente.

Implantação

A Automação de Documentos pode ser implantada em qualquer ambiente (desktop, servidor local ou nuvem) e pode ser executada em qualquer navegador WEB e em quaisquer dispositivos. O sistema propicia intensa integração de dados entre as aplicações, permitindo que os dados corporativos sejam acessados pelos questionários, bem como dados adicionais recolhidos pelos questionários sejam escritos de volta para os repositórios de outros sistemas da empresa.

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