No jurídico temos duas soluções para a gestão do documentos que são complementares
O gerenciador eletrônico de documentos (GED / DMS) gerencia documentos de casos e e-mails, enquanto software de automação na elaboração de documentos (Document Assembly / DA) ajuda na criação mais fácil de conteúdos baseados em precedentes, modelos e formulários.
Escritórios Jurídicos precisam de ambas as soluções para uma operação eficiente
Os documentos são os ativos mais valiosos de qualquer escritório de advocacia. Tendo isso em mente, é muito importante empregar técnicas de gerenciamento de documentos e elaboração de documentos que não apenas simplifiquem seu tempo e reduzam custo, mas também sirvam como o melhor assistente jurídico para advogados.
Em um escritório jurídico, o gerenciamento de documentos pode trazer um ambiente e uma aparência organizada para seus documentos, enquanto a elaboração de documentos pode produzir documentos de alta qualidade em minutos através de modelos interativos.
Gerenciamento eficaz de arquivos com GED [DMS] jurídico
Os documentos pertencentes a um caso podem ser organizados em GED jurídicos. A criação de documentos é facilitada e integrada a produtos do Office, como o Outlook. Documentos ou pastas podem ser facilmente arrastados ou soltos no Outlook para serem transferidos para os arquivos do caso. Todos os documentos relacionados ao assunto podem ser rastreados a partir do Outlook ou Explorer, permitindo que os usuários sejam treinados através de uma interface. A Tecnologia Jurídica permite que os arquivos sejam visualizados, compartilhados, colaborados e comentados pelo GED [DMS]. Com o recurso histórico de versões é simples reverter para uma versão anterior, se necessário. Comentários podem ser adicionados à versão atualizada, facilitando o gerenciamento de mudanças.
Mantenha-se organizado com seus documentos
O gerenciador de documentos [GED] permite acesso instantâneo a todos os documentos e arquivos de casos da empresa de qualquer dispositivo conectado a Internet, disponibilizando-o para você, a qualquer momento e em qualquer lugar. Você pode se sentir confiante em relação aos seus dados ou arquivos confidenciais, pois o gerenciamento de documentos facilita a segurança de seus documentos e os confirma que nunca são vazados ou comprometidos através de um o armazenamento seguro de documentos. Todas as ações executadas pelos usuários podem ser registradas, satisfazendo os requisitos de auditoria. Os documentos podem ser visualizados ou editados por terceiros somente quando a permissão é concedida para eles. O compartilhamento de documentos pode ser feito internamente entre os membros da equipe, bem como externamente para os clientes ou contatos.
Automatize a criação de documentos legais
A Montagem de Documentos permite que os escritórios de advocacia automatizem a criação de documentos profissionais, gerando-os a partir de modelos inteligentes personalizados pré-construídos. Essa tecnologia possibilita elaborar até mesmo os documentos mais complexos em uma fração do tempo sem cometer erros e reduzido as tarefas repetidas. Isso reduz o tempo de preparação do documento e aumenta a eficiência da sua prática. Também reduz o tempo gasto na recuperação de informações relacionadas a casos de várias fontes, como Casos, Aplicativo de CRM, ou qualquer sistema de faturamento.
Como funciona a elaboração de documentos
Os usuários são solicitados a responder a uma série de perguntas relevantes [questionários]. Com base na entrada fornecida pelos usuários, os dados e elementos apropriados do modelo mestre são inseridos automaticamente no documento final, que é gerado pelo software e depois devolvido a eles. Os documentos preenchidos podem ser enviados para o GED e podem ser perfeitamente integrados ao Microsoft Outlook, MS Word, MS Excel e Adobe Acrobat. Você pode criar documentos legais no formato desejado e compartilhá-los na empresa. Os departamentos jurídicos podem fornecer portais de autoatendimento aos usuários de negócios para criar contratos facilmente.
Benefícios tangíveis
A elaboração automatizada de documentos abrange uma ampla variedade de benefícios, como minimizar o processamento manual de documentos repetitivos, gerar seus próprios documentos bem-sucedidos, gerar documentos on-line e obter assinatura digital para validação e, em última análise, economizar muito tempo.
Assegure que seus documentos sejam precisos e compatíveis. Ao automatizar o processo de elaboração de documentos você evita erros como os ortográficos, dados inconsistentes ou esquecer-se da inclusão ou exclusão de determinados parágrafos ou cláusulas. Controle o processo para que os documentos sejam concluídos com precisão
em seus termos.
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