O advogado é um profissional do conhecimento.

por: Simone Modenesi - Especialista em Gestão do Conhecimento

Os escritórios jurídicos podem ser considerados empresas do conhecimento. Criam, manipulam, recriam e aplicam o conhecimento existente às necessidades dos seus clientes.

INFORMAÇÃO, PESSOAS E TECNOLOGIA SÃO OS ELEMENTOS DE SUSTENTAÇÃO DO NEGÓCIO JURÍDICO.

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O advogado consome e produz conhecimento diariamente. Localizar, identificar e analisar as informações estratégicas que fundamentarão teses, minutas, contratos etc. são tarefas rotineiras de um advogado.

Sendo assim, é fundamental que os advogados possam acessar de forma segura as informações corretas e no menor tempo possível. Atualmente, isso é um diferencial competitivo de um Escritório.

As bases de conhecimento jurídico são eletrônicas e facilmente acessadas: produção intelectual, doutrinas, jurisprudências e legislação. Mas, em muitos Escritórios, a sua própria produção jurídica não é compartilhada de forma estruturada e organizada. O capital informacional está armazenado (ou perdido?) em feudos ou em bases/repositórios individuais.

“Retrabalho”, “dúvida sobre a última versão”, “começar do zero”, “qual minuta é a padrão”, “tenho certeza de que já trabalhamos com um caso parecido” são frases repetidas com frequência quando conversarmos com os advogados durante nossos projetos.

Como dissemos em nossos artigos anteriores, a Gestão de Conhecimento é estratégica para ambientes jurídicos e podemos começar com a gestão da informação.

O primeiro passo para a implantação da Gestão da Informação de um escritório é adoção de um sistema de gestão de conteúdo, conhecido também como ECM (enterprise content management). No Brasil, muitas vezes chamados de GED (Gestão Eletrônicas de Documentos). Trata-se de um repositório para armazenamento de documentos eletrônicos em diferentes formatos com recursos poderosos de indexação e pesquisa.

Imagine todos os documentos “espalhados” nas pastas da rede, no drive C e nas caixas postais de e-mails, sendo armazenados em um único ambiente, com segurança de acesso, pesquisa “tipo google” e acesso em qualquer dispositivo móvel?

Em um curto espaço de tempo, o Escritório terá uma grande biblioteca com toda sua produção jurídica, ampliando muito a possibilidade de pesquisa e “reaproveitamento” de informações de qualidade criadas por sua equipe. Num segundo momento, subprodutos podem ser criados utilizando o mesmo repositório, como por exemplo, banco de pareceres e minutário.

Outro grande benefício é o compartilhamento dessas informações, a criação de um ambiente de colaboração. Os sistemas de ECM oferecem recursos de compartilhamento como redes sociais internas e sites. O compartilhamento pode acontecer no ambiente interno do Escritório e no externo, com seus cliente e parceiros.

Em tempo de homeoffice os sistemas de ECM tornaram-se prioridade! Ter um ambiente seguro e controlado para compartilhar as informações é fundamental para operacionalizar o trabalho remoto em equipe, a padronização, a qualidade e a Segurança da Informação.

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