Seu escritório já usa IA! E sabem quais dados são enviados para ela? como são tratados? Shadow AI

Por: Simone Modenesi - Diretora da ATS Tecnologia

Enquanto a diretoria discute se deve adotar inteligência artificial, documentos de clientes podem circulam por ferramentas que o escritório nunca avaliou.

Enquanto a diretoria ainda discute uma política para o uso da Inteligência Artificial, advogados, estagiários e equipes administrativas podem utilizar ferramentas gratuitas para resumir contratos, revisar peças, traduzir documentos ou organizar informações de clientes. A intenção é boa: ganhar tempo. O risco nasce porque esse ganho acontece fora da visão e do controle da gestão do escritório.

Esse fenômeno tem nome: Shadow AI. Assim como a antiga Shadow IT, ele descreve o uso de aplicações contratadas, instaladas ou acessadas sem homologação da área responsável por tecnologia, segurança ou compliance. A diferença é que, com a IA, o usuário não entrega apenas um login. Ele pode inserir o próprio conteúdo que sustenta a atuação jurídica: fatos do processo, dados pessoais, estratégias, minutas, pareceres e segredos empresariais.

O vazamento que não faz barulho

Imagine que um advogado receba um contrato de reorganização societária com cláusulas confidenciais. Para acelerar a leitura, copia o conteúdo em uma ferramenta de IA encontrada na internet e pede um resumo executivo. Nada trava. Nenhum alerta aparece. O documento volta resumido em segundos e o trabalho continua. Para quem está usando, a experiência parece eficiente e inofensiva.

O problema é o que o escritório não avaliou: quais condições contratuais regem o serviço, por quanto tempo as informações podem ser armazenadas, se o conteúdo pode ser usado para melhoria do produto, em que país ocorre o processamento, quem pode acessar os registros e quais configurações de privacidade estão realmente ativas. As respostas variam conforme o fornecedor, o plano e a configuração. É justamente por isso que uma ferramenta não homologada representa risco: a banca não sabe — e não consegue demonstrar — como os dados foram tratados.

Proibir resolve? Na prática, raramente

Uma regra genérica dizendo “é proibido usar IA” pode parecer segura, mas costuma empurrar o uso para ainda mais longe da governança. Quando a ferramenta entrega produtividade real e a organização não oferece uma alternativa segura, as pessoas tendem a buscar atalhos. A proibição isolada também não ensina a distinguir uma informação pública de um dado interno, confidencial, pessoal ou protegido por segredo de justiça.

A resposta madura não está entre liberar tudo e bloquear tudo. Está em criar um caminho oficial: ferramentas avaliadas, finalidades permitidas, classificação da informação, regras claras, capacitação e controles técnicos proporcionais ao risco.

Como iluminar a Shadow AI

1. Mapear o uso real. Levante quais ferramentas já são utilizadas, por quem, para quais tarefas e com quais categorias de informação. Um formulário ajuda, mas deve ser combinado com entrevistas e análise técnica do ambiente.

2. Classificar os dados. Defina exemplos práticos do que é público, interno, confidencial, dado pessoal, segredo de negócio e conteúdo submetido a segredo de justiça. Uma política abstrata não muda comportamento.

3. Homologar ferramentas e fornecedores. Avalie contratos, retenção, localização do processamento, controles de acesso, integrações, logs, resposta a incidentes e opções corporativas de privacidade.

4. Criar um ambiente aprovado. A IA corporativa deve operar com identidades controladas, permissões compatíveis com cada função e acesso somente às bases necessárias. Quando o caso exigir, a arquitetura pode manter dados e processamento em ambiente privado e controlado.

5. Treinar com situações jurídicas reais. A equipe precisa saber o que fazer diante de uma petição, um contrato, uma base de clientes ou uma decisão sigilosa — não apenas decorar conceitos.

6. Monitorar e melhorar. DLP, proteção de endpoints, registros de uso e revisão periódica ajudam a detectar desvios e atualizar as regras conforme novas ferramentas surgem.

A tecnologia deve trabalhar dentro da estratégia do escritório

A OAB colocou governança, capacitação, privacidade e uso responsável entre os eixos de seu Plano Nacional de Integração da Inteligência Artificial na Advocacia. O movimento confirma que adotar IA não é apenas escolher um aplicativo: é estabelecer responsabilidade, método e proteção ao sigilo profissional.

A ATS Tecnologia apoia essa jornada combinando diagnóstico de maturidade, desenvolvimento de políticas e procedimentos, treinamento, gestão de identidades, autenticação multifator, prevenção de perda de dados, monitoramento e ambientes controlados de Inteligência Artificial. O objetivo é simples: permitir que a equipe ganhe produtividade sem transformar informações de clientes em um ponto cego.

Metáfora Estratégica: a sala de reunião sem paredes

Usar uma IA não homologada para discutir um caso sigiloso é como conduzir uma reunião estratégica em uma sala de vidro, no meio de um saguão movimentado. Talvez ninguém esteja prestando atenção. Talvez a conversa não seja gravada. Mas o escritório não controla o ambiente — e essa incerteza já é incompatível com o valor da informação.

Antes de tentar apagar as luzes da inovação, ilumine o que já acontece na sua operação. Confie na ATS Tecnologia, especialista em tecnologia para o jurídico há mais de 20 anos, para diagnosticar o uso de IA no seu escritório e construir um caminho seguro, produtivo e governado.