Quem Pode Acessar o Quê? O Risco Invisível da Gestão de Acessos e Permissões no Jurídico

Por: Jonas Santiago - Diretor Técnico da ATS Tecnologia e ATS Cloud

Bloquear portas USB já foi sinônimo de segurança da informação nos escritórios de advocacia. Hoje, os riscos mudaram de lugar, mas a preocupação com a gestão dos acessos continua exatamente a mesma.

Durante os anos 2000, era comum que escritórios bloqueassem o drive C dos computadores, restringissem instalações de programas e desativassem portas USB para evitar a cópia indevida de documentos confidenciais.

Naquela época, o objetivo era claro: proteger contratos, pareceres, estratégias processuais e informações de clientes. Duas décadas depois, a tecnologia mudou, mas o desafio permanece.

A diferença é que a informação não sai mais do escritório apenas por um pen drive no bolso. Ela pode circular entre sistemas em nuvem, aplicações corporativas, fornecedores, automações e ferramentas de Inteligência Artificial em poucos segundos.

A tecnologia evoluiu. A necessidade de governança, não.

A pergunta que antes era "quem pode copiar este arquivo?" tornou-se muito mais complexa:

Quem pode acessar a informação, compartilhá-la, alterá-la ou utilizá-la em outro sistema?

O perigo das permissões esquecidas

Um estagiário muda de área, mas mantém acesso às pastas anteriores.

Um advogado deixa o escritório e sua conta permanece ativa por alguns dias.

Um fornecedor recebe acesso temporário para um projeto que termina meses atrás.

Situações como essas são mais comuns do que parecem.

Com o crescimento da operação, novos acessos são concedidos para atender demandas urgentes. O problema é que poucos escritórios revisam essas permissões com a mesma frequência.

O resultado é o excesso de privilégio: usuários, sistemas ou fornecedores passam a ter acesso a mais informações do que realmente precisam.

No ambiente jurídico, esse risco ganha uma dimensão ainda maior. Determinados casos exigem confidencialidade, segregação entre equipes e barreiras éticas que fazem parte da própria relação de confiança com o cliente.

Automação também exige controle

A produtividade aumentou com a automação, mas a necessidade de controle aumentou junto.

Um usuário com acesso indevido pode consultar informações que não deveria visualizar.

Uma automação com acesso indevido pode executar milhares de ações em poucos minutos.

Por isso, qualquer robô, integração ou processo automatizado deve operar com permissões limitadas à sua finalidade.

A regra é simples:

Se um sistema não precisa acessar determinada informação para executar sua função, ele não deve ter acesso a ela.

Quatro práticas essenciais para reduzir riscos

1. Gestão de identidades

Centralizar usuários, grupos e permissões facilita o controle sobre quem acessa cada recurso e reduz acessos indevidos.

2. Autenticação Multifator (MFA)

Mesmo que uma senha seja comprometida, a autenticação multifator adiciona uma camada extra de proteção.

3. Proteção contra perda de dados (DLP)

Ferramentas de DLP ajudam a identificar e bloquear compartilhamentos não autorizados de informações sensíveis.

4. Revisão periódica de acessos

Permissões devem ser revisadas regularmente para garantir que continuem alinhadas às responsabilidades de cada usuário, fornecedor ou sistema.

Fornecedores também fazem parte do risco

Muitas organizações concentram seus esforços de segurança nos usuários internos e esquecem um ponto importante: terceiros também acessam informações relevantes.

Antes de conceder acesso a fornecedores, é importante avaliar:

• Quais dados serão compartilhados;

• Como as credenciais serão protegidas;

• Quais controles de segurança estão implementados;

• Como incidentes serão comunicados;

• Quando os acessos serão revogados.

  
  

Terceirizar um serviço não significa terceirizar a responsabilidade sobre os dados.

O crachá que abre todas as portas

Imagine um edifício onde todos recebem um único crachá capaz de abrir a recepção, as salas dos sócios, o arquivo confidencial e o cofre da organização.

Parece prático.

Até o dia em que esse crachá é perdido, compartilhado ou utilizado além do necessário.

No ambiente digital, permissões excessivas criam exatamente o mesmo cenário.

Quanto mais acessos desnecessários existirem, maior será o risco para a informação.

Como a ATS Tecnologia pode ajudar

A ATS Tecnologia apoia escritórios de advocacia e departamentos jurídicos na construção de ambientes mais seguros por meio de soluções de Microsoft 365, Gestão de Identidades, MFA, DLP, gestão documental, monitoramento e governança de acessos.

O objetivo não é dificultar o trabalho das equipes.

É garantir que cada pessoa tenha acesso apenas ao que realmente precisa, protegendo informações estratégicas sem comprometer a produtividade.

As portas USB deixaram de ser a principal preocupação. Hoje, o desafio está em controlar permissões, identidades e acessos. Afinal, a informação mais protegida não é a que fica escondida, mas a que permanece sob controle.

Retire da equipe o trabalho repetitivo — não a responsabilidade profissional. Confie na ATS Tecnologia, especialista em tecnologia para o jurídico há mais de 20 anos, para mapear oportunidades e implantar automações com IA e RPA de forma segura, rastreável e adaptada à sua operação.