• ATS Tecnologia

O software de automação de documentos é realmente eficaz?

Atualizado: 7 de Jun de 2019



Como devo avaliar um software de automação e, assim, encontrar a solução certa?

Quem usa um software de automação de contratos e documentos?


Fazer a escolha certa para o seu escritório, considerando todas as soluções disponíveis no mercado, pode parecer um pouco assustador, mas é possível.


Firmas de advocacia e corporações em geral, perdem alguns milhares de dólares por ano com atrasos na entrega de documentos e erros humanos. É certo que os documentos ajudam na notificação de tarefas e na formalização de transações, mas o tempo gasto na geração desses documentos pode ser usado em outras tarefas, consideradas mais importantes e/ou estratégicas.


Atualmente, muitas pessoas reconhecem a importância da rapidez e precisão na elaboração de documentos. Essa é a principal razão do crescimento do uso de softwares de automação de documentos nos Escritórios.



A automação de documentos está relacionada à geração ou “montagem” do documento.

O documento será elaborado a partir de “blocos de construção” formados por cláusulas pré-definidas e armazenados em uma biblioteca virtual. Ao final do preenchimento de um questionário sobre dados do contrato ou transação, o usuário receberá seu documento.


[case de sucesso]

Um escritório especializado concentrou-se em automatizar a elaboração de Contratos de Trabalho e respectivos anexos, de um de seus clientes. Organizou e consolidou o conhecimento da equipe jurídica em uma biblioteca de modelos e cláusulas, que pode ser acessada de maneira simples via Web. Tal foi o sucesso da iniciativa, que a empresa cliente solicitou a automação de novos documentos. Os advogados dedicam-se a atualizar os modelos e cláusulas e não mais a escrever o documento de forma individualizada.


Outros casos, como por exemplo, contratos que possuem cláusulas específicas de região, linguagem e regulamentação, são elaborados em minutos. O “copiar e colar” modelos é abandonado, economizando dezenas de horas na elaboração e gestão de contratos e ganhando qualidade (conformidade).


Quais são os principais benefícios da automação de documentos legais?



Reduz os recursos dedicados ao manuseio de documentos

  • As organizações gastam muito dinheiro em recursos e software básicos (i.e. word) para gerar. Com a ajuda de uma solução de automação de documentos eficaz, sua necessidade de recursos adicionais para lidar com o grande volume de documentos será reduzida. Isso lhe dá a chance de alocar recursos para partes mais essenciais do seu negócio.

Diminui a propensão para erro humano

  • Os documentos geralmente são rejeitados, cancelados entre outros, devido a erros humanos nos processos de entrada de dados e armazenamento de dados. Com a ajuda do software de automação de documentos, os indivíduos podem ser rapidamente alertados se os documentos não tiverem as informações necessárias, tornando todo o processo mais rápido e menos propenso a erros.

Seus documentos serão mais consistentes

  • O gosto das pessoas por formatos e estilos dentro de uma empresa pode variar, o que significa que os documentos gerados, geralmente têm uma aparência diferente. Algumas mudanças são tão drásticas que ficam completamente fora das diretrizes de marca da empresa.

  • O software de automação de documentos pode configurar modelos, compartilhá-los com colegas de trabalho e fornecer uma estrutura para seus documentos sem precisar ajustar (ou mexer) com layouts e formatação. Sua organização parecerá mais profissional nas apresentações para clientes e fornecedores.

Oferece melhor privacidade e segurança para documentos

  • Com o software de automação de documentos, é mais difícil para as partes indesejadas acessarem arquivos que não conhecem. Você pode adicionar senhas a documentos importantes, garantindo que a confidencialidade, a segurança dos dados e os padrões de conformidade sejam rigorosamente seguidos.



Os benefícios são claros, mas por que a adoção é lenta?


Embora o software de automação de documentos permita que centenas de escritórios sejam mais produtivas por meio da automação de documentos, há duas desvantagens principais que precisam ser consideradas:

1. O custo oculto da implementação

2. Fluxos de solicitação da automação de peças/minutas quando da necessidade de aumento de escala ou previsibilidade


  1. O custo oculto da implementação: Embora o software de automação de documentos economize tempo e dinheiro ao automatizar a geração de documentos legais, ele primeiro requer que um especialista tenha conhecimento técnico específico para configurar. Você precisará de um analista programador e / ou um advogado para criar sua biblioteca de cláusulas, configurar o modelo de documento, configurar a interface de perguntas e respostas e testar o fluxo de trabalho para garantir que os documentos sejam elaborados com precisão. Dependendo do volume e do tipo de documentos a serem automatizados, isso pode ser uma tarefa cara e demorada. Isso significa que as soluções de automação de documentos podem não ser realmente de “auto-atendimento” e podem envolver custos ocultos para começar a funcionar.

  2. Fluxos de solicitação: Embora as soluções de elaboração de documentos possam gerar e distribuir automaticamente documentos, na maioria dos casos os que consomem este modelo, consideraram esta iniciativa como uma primeira versão, e possivelmente da qual iniciará um ciclo de versionamento. A relação escritório-fornecedor deverá ser clara, quando a intervenção é necessária. Alterações no modelo, troca de versões nos documentos, e negociação por exemplo, podem consumir quase boa parte do tempo economizado no valor gerado na adoção do software de automação.


Automatize seus fluxos de trabalho de contratos e documentos hoje e aproveite os benefícios


À medida que software de automação para a elaboração de documentos continua a se tornar mais acessível e a inteligência artificial (IA) ganha terreno, mais processos diários devem ser destinados à automação. Manter-se atualizado com as tendências tecnológicas é fundamental para permanecer competitivo no espaço jurídico.

A capacidade de fornecer automação de documentos mais rápida, precisa e eficiente ajudará você a aumentar significativamente sua produtividade e a facilidade de fazer negócios com clientes, parceiros e fornecedores.


Saiba mais: https://www.documentowork.com.br/


© 2019 por ATS Tecnologia

Especialista em Tecnologia da Informação

  • LinkedIn - ATS Tecnologia
  • YouTube - ATS Tecnologia
  • Instagram - ATS Tecnologia
  • Twitter - ATS Tecnologia