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Quando copiar e colar dá errado



Por que os advogados reutilizam conteúdo?

A realidade da elaboração moderna é que muito do trabalho inicial já foi feito. As disposições que abrangem as leis mais relevantes e atualizadas já existem e podem precisar apenas de pequenas variações para se adequar ao assunto em questão. Onde a especialidade do advogado realmente entra em jogo é na adaptação de provisões a situações novas e na garantia de que os blocos de construção do documento caibam e fluam de maneira ordenada, lógica e compreensível.

O valor disso é que os advogados não precisam gastar o tempo necessário para elaborar tudo, desde os primeiros princípios. Ao usar de maneira inteligente o conteúdo que já foi redigido, a tarefa pode ser acelerada e, dependendo do acordo entre o cliente e o advogado, o escritório de advocacia obtém um melhor acordo de taxa fixa ou relatarem menos horas.

Copiando de um documento do Word previamente salvo

Copiar cláusulas de um documento do Word salvo para o documento atual parece, à primeira vista, algo lógico a ser feito. Está escrito no mesmo programa de software, parece visualmente semelhante e reformatar parece fácil. Se tudo foi redigido e salvo no padrão do escritório, muitos desses problemas serão mitigados. No entanto, os advogados reúnem a uma ampla variedade de fontes, e nem todas elas se originam dentro de um único estilo (a do escritório).

O estilo de uma cláusula copiada pode estar completamente em desacordo com o estilo do documento que está sendo esboçado atualmente.


Copiando do e-mail

Word e Outlook são a alma da prática de qualquer advogado. Isso significa que você encontrará advogados redirecionando (alt + tab) ambos os programas para tentar executar funções para as quais estas soluções não foram projetadas.

Existem três maneiras principais pelas quais um advogado usará o Outlook para recuperar os conteúdos de rascunho dos anos anteriores:

  • Usando o recurso de rascunhos de e-mail como um bloco de notas e salvando-o;

  • Enviar um e-mail com o idioma preferido para eles mesmos; e

  • Usando um e-mail com conteúdo recebido no passado e armazenando para uso futuro.


Dependendo das configurações de formatação de e-mail do advogado, o e-mail pode ser enviado com estilos e numeração ou pode ser enviado como texto simples. Cada método pode inserir documentos de maneira diferente e ter uma variedade diferente de opções de colagem especial.


Usando um documento mais antigo

Entre as várias estratégias disponíveis para encontrar o conteúdo preferido e depois criar uma nova versão está na reutilização de documentos antigos, um hábito que as equipes de gerenciamento de conhecimento tentam abolir, mas simplesmente não parece estar funcionando.

Os advogados excluirão tudo que não seja uma cláusula ou seção exata e começarão a redigir de novo.

Documentos conterão disposições diversas que tendem a ser mais ou menos semelhantes de acordo para acordo. São essas cláusulas que podem conter pequenas variações de substantivos próprios e conteúdo específico de caso ou marcadores de posição que ainda não foram preenchidos (geralmente, se você refizer um rascunho ou um documento precedente).

Mesmo que todo o conteúdo substantivo corresponda ao assunto que o advogado está tentando redigir, ainda há formatação e informações de bastidores que podem ser transmitidas. Os metadados do documento raramente são verificados, e muitas pessoas não sabem que você pode verificar as opções do Word para encontrar o horário de edição e o nome do autor.

Mais do que apenas os próprios metadados do documento, até mesmo estilos de texto podem apontar para um estilo que se refere claramente ao guia de estilo interno de outro escritório de advocacia.


O caminho a seguir

A vantagem competitiva nesse campo é o fato de sabermos exatamente de onde estes problemas estão ocorrendo inicialmente: Microsoft Word. Se uma plataforma de tecnologia está introduzindo esses possíveis erros e riscos na produção do trabalho de alguém, então faz sentido confiar na tecnologia para remover esses problemas também.

Um objetivo melhor

Então, se a tecnologia pode nos poupar tempo em tarefas individuais, mas geralmente não está, o que está errado? Como podemos economizar tempo trabalhando de maneira mais eficiente e gastando o que realmente importa?

Às vezes, é verdade que trabalhar mais rápido nos permite aumentar a produtividade ou melhorar o trabalho, mas acreditamos que há outra resposta igualmente importante: O custo financeiro de erros de documentos apesar de reparável é viável, (re)conquistar a confiança, uma vez que ele foi danificado é intangível.


Lembre-se: "20 anos para construir uma reputação e 5 minutos para arruiná-la."

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